Pomoc przy audycie IBM

Jak wygląda audyt IBM

Większość audytów licencyjnych IBM przebiega według tego samego schematu. IBM rzadko audytuje samodzielnie. W piśmie zwykle pojawia się firma z wielkiej czwórki, działająca w imieniu IBM. Przechodziłem ten proces z klientami wiele razy, na różnych produktach i z różnymi audytorami. Na każdym etapie jest coś do ugrania i na każdym firmy popełniają typowy błąd.

Etap 1: Pismo notyfikacyjne

IBM zapowiada audyt i wskazuje firmę, która go poprowadzi. Masz więcej czasu, niż sugeruje pismo. Proponowany termin kickoffu to propozycja, nie deadline. Typowy błąd: odpowiedź w kilka godzin, potwierdzenie wszystkiego i przekazanie informacji, o które nikt jeszcze nie prosił.

Etap 2: Kickoff i uzgodnienie zakresu

Audytor przedstawia proces i prosi o potwierdzenie zakresu: spółki, środowiska, lista produktów. To, co tu uzgodnisz, definiuje cały audyt. Typowy błąd: zgoda na najszerszy możliwy zakres bez dyskusji, bo "nie mamy nic do ukrycia".

Etap 3: Zbieranie danych

Raporty ILMT, skrypty inwentaryzacyjne, ankiety, czasem narzędzia własne audytora. Wszystko, co przekażesz, staje się materiałem dowodowym. Typowy błąd: eksport surowych danych z ILMT bez sprawdzenia pokrycia agentami i świeżości skanów, albo przyjęcie wyników z narzędzi audytora bez porównania z własnymi danymi.

Etap 4: Draft raportu

Ustalenia per produkt, braki licencyjne wycenione po cenach katalogowych. Draft to stanowisko do weryfikacji, nie wyrok. Typowy błąd: podpisanie bez sprawdzenia, czy ILMT był poprawnie skonfigurowany w momencie zbierania danych. Zepsuty ILMT potrafi na papierze zamienić licencjonowanie sub-capacity w full capacity.

Etap 5: Spotkanie zamykające

Ustalenia są omawiane i albo potwierdzane, albo kwestionowane. Za każdym sprzeciwem muszą stać liczby, nie opinie. Typowy błąd: przyjście bez własnych zweryfikowanych danych i brak kontroli nad tym, co wychodzi z sali. Nic nie powinno trafić do IBM bez Twojej pisemnej autoryzacji.

Etap 6: Negocjacje i settlement

Rozmowa handlowa przenosi się do IBM. Potwierdzone braki można rozwiązać na kilka sposobów: dopłaty wstecz, nowe zakupy, zobowiązania subskrypcyjne. Typowy błąd w negocjacjach: start od liczb audytora zamiast od własnej, zweryfikowanej bazy.

Co robię w pierwszych 48 godzinach

Pierwsze dni decydują o tym, jak potoczy się reszta audytu. Od tego zaczynam, zwykle jeszcze przed Twoją kolejną rozmową z audytorem.

Przegląd jakości danych ILMT

Pokrycie agentami, świeżość skanów, połączenia z VM Managerem. Jeśli ILMT jest zepsuty, każda liczba na nim zbudowana też jest zepsuta. To idzie pierwsze, bo od tego zależy, ile z raportu audytora przetrwa weryfikację.

Mapa ekspozycji per produkt

Nie każde ustalenie waży tyle samo. Wskazuję, gdzie siedzą największe ekspozycje na poszczególnych produktach, żeby wysiłek szedł tam, gdzie są pieniądze, a nie po równo na każdą linijkę raportu.

Liczby audytora kontra Twoje

Porównuję dane audytora z tym, co pokazuje poprawnie skonfigurowany ILMT. Różnice są zwykle konkretne i wytłumaczalne: brakujące połączenie z VM Managerem, złe przypisanie bundlingu, fałszywa detekcja.

Ryzyko policzone w pieniądzu

Zarząd nie potrzebuje tabel PVU. Potrzebuje wiedzieć, o co toczy się gra. Przekładam ustalenia techniczne na ekspozycję finansową, żeby kierownictwo znało stawkę, zanim ktokolwiek zacznie negocjować.

Plan komunikacji z audytorem

Co przekazujemy, czego nie, i jakich autoryzacji pilnować. Od tego momentu nic nie wychodzi z firmy bez weryfikacji i nic nie trafia do IBM bez Twojej zgody.

Jak to wygląda w praktyce

Dwie sytuacje z mojej pracy. Bez nazw klientów, liczby są prawdziwe.

Grupa paliwowo-energetyczna, Polska

Sytuacja: Audytor z wielkiej czwórki wykazał braki licencyjne. Liczby pochodziły z przestarzałej, źle skonfigurowanej instalacji ILMT, a klient miał je po prostu zaakceptować.

Co zrobiłem: Niezależna weryfikacja ustaleń audytora. Poprawiłem konfigurację ILMT, podniosłem instalację do wspieranej wersji i przeliczyłem pozycję licencyjną na zweryfikowanych danych. Po drodze wychwyciłem błędy proceduralne po stronie audytora, w tym raport przekazany do IBM bez autoryzacji klienta.

Efekt: Zapotrzebowanie na WebSphere MQ spadło z 1450 do 1050 licencji. Domino spadło z 9220 do 1420 PVU. Wykazane braki się nie potwierdziły, a w części pozycji wyszły nadwyżki.

Operator logistyki kolejowej

Sytuacja: Audyt licencjonowania per użytkownik przy rozbieżnych danych z Maximo i LDAP. Dwa źródła dawały różne odpowiedzi na to samo pytanie: ilu jest aktywnych użytkowników.

Co zrobiłem: Konserwatywna analiza aktywnych użytkowników w obu źródłach plus korekta fałszywej detekcji w ILMT.

Efekt: Zanim zaczęły się negocjacje, zarząd miał policzone ryzyko ok. 1,8 mln EUR na trzech produktach. Wszedł w rozmowy znając liczby, a nie zgadując.

Jeśli to brzmi jak Twoja sytuacja, porozmawiajmy

Im wcześniej zobaczę dane, tym więcej jest pola do działania. Na wiadomość odpowiadam tego samego lub następnego dnia roboczego.

Umów 30-minutową rozmowę

Wolisz e-mail? Napisz przez formularz i wybierz temat "Trwający audyt IBM / otrzymane pismo".

Dlaczego niezależny ekspert, a nie kancelaria czy reseller

Kancelaria sprawdza procedury. Ja sprawdzam dane. Większość ustaleń audytowych nie pada na argumentach prawnych. Pada wtedy, gdy pomiar pod spodem okazuje się błędny. Z ILMT i BigFix pracuję od 2014 roku, więc weryfikuję audytora tam, gdzie powstają liczby: konfiguracja, pokrycie agentami, detekcje, bundling.

Nie sprzedaję licencji IBM. Reseller, który pomaga przy audycie, zarabia na zakupach, którymi ten audyt się kończy. Ja nie mam udziału w tym, co ostatecznie kupisz, więc moim jedynym zadaniem jest doprowadzić Twoje liczby do porządku.

Pracujesz ze mną bezpośrednio. Jedna osoba od pierwszej rozmowy do spotkania zamykającego, bez zespołu, któremu trzeba rozliczyć godziny. Od 2014 roku pracowałem przy ILMT i BigFix w około 30 organizacjach: finanse, ubezpieczenia, energetyka, sektor publiczny. Osoba, z którą rozmawiasz, to osoba, która wykonuje pracę: Tomasz Oniśk, ITT TOMASZ ONISK.

Jak zaczynamy i ile to kosztuje

Aktywny audyt nie czeka, więc nie trafia u mnie do kolejki. To praca w trybie priorytetowym.

Na pierwszej rozmowie ustalamy zakres pierwszego tygodnia: jakich danych potrzebuję, co sprawdzam najpierw i co dostaniesz z powrotem. Wycenę dostajesz indywidualnie, przed rozpoczęciem pracy. Cennika nie ma, bo zakres audytu, lista produktów i stan Twojego ILMT całkowicie zmieniają zakres roboty.

Jeszcze nie masz audytu?

Jeśli na biurku nie ma pisma, a chcesz wiedzieć, na czym stoisz, zacznij od ILMT Health Check. Znajduje te same problemy, które znalazłby audytor, tylko że możesz je jeszcze spokojnie naprawić. Jeśli chcesz, żeby środowisko było gotowe na audyt przez cały rok, zobacz Stałe utrzymanie ILMT.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę odmówić audytu IBM?

W praktyce zwykle nie. Większość umów z IBM, w tym Passport Advantage, zawiera klauzulę audytową, którą zaakceptowałeś przy zakupie licencji. Możesz za to negocjować termin, zakres i przebieg. Nie masz obowiązku pracować w tempie audytora i możesz kwestionować zakres wykraczający poza umowę. Najpierw sprawdź kontrakt. To jedna z pierwszych rzeczy, na które patrzę.

Czy audytor może użyć moich danych ILMT przeciwko mnie?

Tak. Wszystko, co przekażesz, może trafić do ustaleń. Właśnie dlatego dane trzeba zweryfikować, zanim opuszczą firmę. Raporty ze źle skonfigurowanego ILMT potrafią mocno zawyżyć zużycie, na przykład pokazać full capacity tam, gdzie należy się sub-capacity. Gdy zła liczba trafi do audytora, resztę audytu spędzasz na sporze z własnym eksportem.

Co jeśli w ogóle nie mam ILMT?

Pozycja startowa jest trudniejsza, ale nie beznadziejna. Bez ILMT z reguły nie masz prawa do licencjonowania sub-capacity dla produktów PVU, więc audytor policzy pełną pojemność maszyn. Nadal jest co robić: weryfikacja tego, co faktycznie jest zainstalowane, sprawdzenie uprawnień i bundlingu, udokumentowanie tego, co da się udokumentować. Poprawne wdrożenie ILMT często staje się częścią rozmów o settlemencie i zabezpiecza lata po audycie.

Ile kosztuje pomoc przy audycie IBM?

Wycena jest indywidualna. Zależy od zakresu audytu, liczby produktów IBM i stanu Twojego ILMT. Zakres pierwszego tygodnia ustalamy na pierwszej rozmowie, a konkretną kwotę dostajesz przed rozpoczęciem pracy. Cennika nie ma, bo nie ma dwóch takich samych audytów. Jedno mogę powiedzieć: na tle ekspozycji z draftu raportu to zwykle niewielka pozycja.

Czy rozmowa jest poufna?

Tak. NDA to standard, podpisujemy je przed przekazaniem jakichkolwiek liczb czy dokumentów. Twoje lub moje, jak woli Twój dział prawny. Sprawy audytowe są wrażliwe i tak je traktuję. Pracuję na umowie i NDA, mam polisę OC zawodowego, a certyfikat przesyłam na życzenie przed startem.

Co jeśli będziesz niedostępny w trakcie audytu?

Harmonogram audytu ma więcej luzu, niż sugerują pisma, a terminy, które naprawdę się liczą, zapisujemy w planie współpracy na starcie. Planowane nieobecności uzgadniam z wyprzedzeniem, a przy większych sprawach mogę włączyć kilku zaufanych niezależnych specjalistów, z którymi pracuję od lat, objętych tym samym NDA.